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Trucs et astuces

O-Word - Utilisation de l'éditeur de notes cliniques

MISE EN CONTEXTE

Cette section  présente comment accéder et remplir des formulaires cliniques de manière électronique via l'éditeur de notes cliniques O-Word.

ACCÉDER AU MODULE O-WORD

1. Ouvrir Oacis avec vos identifiants Oacis. Ceux-ci serviront pour la signature électronique.

2. À partir de la liste de patients, cliquez une fois sur la ligne du patient.

3. Via le menu "Dossier", cliquez sur "Éditeur de notes cliniques".

4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, modifiez si nécessaire les paramètres affichés par défaut. Selon les particularités de votre établissement, il pourrait s'agir de  :

- la date du formulaire;

- la classification;

- et la visite.

Le bouton "Annuler" annule vos sélections et ferme la fenêtre de saisie des paramètres.

5. Cliquez sur "Confirmer" pour ouvrir l'éditeur de notes cliniques O-Word.

REMPLIR UN FORMULAIRE

Ouvrir un nouveau formulaire

À la première ouverture d'O-Word, l'onglet "Nouveaux formulaires" est affiché par défaut. Il contient tous les formulaires électroniques disponibles dans votre établissement.

1. Sélectionnez le modèle de formulaire désiré.

Si c'est un modèle que vous pensez utiliser régulièrement, vous pouvez l'ajouter à vos favoris en cliquant sur le bouton "Ajouter aux favoris". Lors de votre prochaine ouverture d'O-Word, vos favoris seront affichés par défaut. 

Pour certains formulaires, vous pouvez copier le contenu du dernier formulaire finalisé en cochant la case du bas.

Si vous désirez remplir un formulaire et qu'il demeure inaccessible aux autres utilisateurs, cochez la case "Brouillon privé".

2. Cliquez sur "Ouvrir" ou double-cliquez sur le formulaire pour l'ouvrir. Certaines informations s'inscriront automatiquement. Elles varient d'un formulaire à l'autre et ne sont pas éditables par l'utilisateur.

ATTENTION!

Avant de commencer à remplir ou éditer le formulaire, vérifiez dans l'en-tête qu'il s'agit du bon patient. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur "Quittez sans sauvegarder".

ÉDITER UN FORMULAIRE

Pour éditer le formulaire, O-Word offre 3 options différentes de champ d'édition (en gris), soit : 

- Texte libre : Placez le curseur dans le champ et saisissez votre texte. Au besoin, utilisez la touche "Entrée" pour insérer un paragraphe.

- Cases à cocher avec la souris (un ou plusieurs choix).

- Listes déroulantes : Sélectionnez un élément de la liste.

Pour faciliter votre travail, Oacis demeure disponible en arrière-plan lorsque vous complétez un formulaire. Naviguez d'une fenêtre à l'autre au besoin en utilisant la barre de tâche en bas de l'écran.

Délais accordés pour compléter le formulaire

Vous avez un temps délimité pour remplir le formulaire. Lors de son ouverture, une minuterie démarre. Quelques minutes avant la fin du temps alloué, O-Word vous invite à le prolonger en cliquant sur "Réinitialiser la minuterie".

À l'expiration du délai, le module O-Word se fermera automatiquement. Le nouveau formulaire ou un formulaire brouillon existant en cours de rédaction sera alors sauvegardé en version brouillon. Toutefois, les modifications faites à une version préliminaire seront perdues.

Pour récupérer votre brouillon, allez dans l'onglet "Formulaires existants".

SAUVEGARDER UN FORMULAIRE

Il est possible de sauvegarder le formulaire dans une des 3 versions suivantes : brouillon, préliminaire ou finale.

Sauvegarder le formulaire en version brouillon

La version brouillon permet de débuter la rédaction du formulaire et de le sauvegarder. Ce brouillon pourra être complété ultérieurement. La version brouillon peut être modifiée et sauvegardée autant de fois que désiré. 

Cette version n'est pas signée électroniquement, n'est pas transférée dans le dossier du patient et demeure disponible uniquement dans O-Word.

Pour sauvegarder une version brouilllon et garder le formulaire ouvert :

1. Cliquez sur "Sauvegarder le brouillon".

Pour sauvegarder un brouillon et quitter O-Word :

1. Cliquez sur "Brouillon".

2. Sélectionnez "Sauvegarder le brouillon et Quitter".

Sauvegarder le formulaire en version préliminaire

Une version préliminaire peut être modifiée et sauvegardée autant de fois que désiré. La version antérieure est alors remplacée par la plus récente. La version préliminaire est disponible dans O-Word et dans le dossier patient avec la mention "FORMULAIRE PRÉLIMINAIRE".

1. Cliquez sur "Sauvegarder une version préliminaire". O-Word vous demandera de mettre votre mot de passe Oacis. Le formulaire est alors signé électroniquement.

2. Il s'affiche pour vous permettre de le vérifier et de l'imprimer.

Lorsque vous quittez le formulaire, vous fermez automatiquement O-Word.

Sauvegarder le formulaire en version finale

La version finale est elle aussi signée électroniquement par la personne qui la sauvegarde. Elle est transférée dans le dossier patient avec la mention "FORMULAIRE FINAL". La version finale ne peut être modifiée une fois sauvegardée. Elle est disponible uniquement dans le dossier patient.

1. Cliquez sur "Finaliser le formulaire". Il est alors possible d'imprimer le formulaire avant de quitter O-Word.

Modifier un formulaire

À tout moment, vous pouvez accéder à un formulaire sauvegardé en version brouillon ou préliminaire pour un patient donné.

1. Cliquez sur l'onglet "Formulaires à finaliser". On y trouve l'ensemble des formulaires à finaliser pour le patient, peu importe la visite sélectionnée. Cet onglet donne aussi accès à plusieurs informations telles que : l'état du formulaire, le nom de celui qui l'a créé ou modifié, la date de modification, la date d'admission ou de visite, le type de visite et le type de document.

2. Cliquez 2 fois sur la ligne du formulaire à modifier. Un avis s'affiche s'il a été créé par un autre utilisateur.

Si vous ouvrez un brouillon, vous pouvez le modifier ou le sauvegarder en version brouillon, préliminaire ou finale. 

Si vous le sauvegardez en version préliminaire ou finale, votre nom s'affichera dans la signature électronique puisque vous êtes le dernier à l'avoir sauvegardé. Vous êtes alors imputable de la totalité de l'information contenue dans le formulaire.

Pour supprimer un brouillon, cliquez sur "Brouillon" et choisissez "Supprimer le brouillon".

Si vous ouvrez un formulaire en version préliminaire, vous pouvez le modifier ou le finaliser. Vous ne pouvez pas le supprimer car il a été transféré dans le dossier patient.

AVERTISSEMENT!

Il est essentiel que vous validiez dans le dossier du patient la présence de la version préliminaire ou finale du formulaire sauvegardé. La façon la plus rapide de le faire : 

1. Cliquez 2 fois sur l'indicateur temporel dans la colonne "Doc" du patient.

2. Recherchez le document à valider selon la date de la visite, le type de visite et la spécialité.

3. Cliquez 2 fois sur le document pour l'ouvrir.

RAPPELS IMPORTANTS

  • Un formulaire électronique O-Word doit être associé à la bonne visite lors de sa rédaction. Sinon, le classement du formulaire sera erroné dans le dossier du patient.
  • Une version préliminaire ou finale contient la signature électronique du dernier utilisateur à avoir sauvegardé le formulaire. Le formulaire peut alors être consulté immédiatement dans le dossier du patient.